第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范**公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《貴州省檔案管理?xiàng)l例》、《會(huì)計(jì)檔案案卷與格式》、《**檔案管理工作制度》等有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、主管單位的相關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所指檔案包含：管理性文件檔案、文書檔案、資質(zhì)維護(hù)（使用）檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)文件、合同文件、工程項(xiàng)目的預(yù)算與結(jié)算文件、技術(shù)資料檔案等。

第二章 檔案工作職責(zé)

第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理、分部門負(fù)責(zé)的原則?？偨?jīng)理對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé),副總經(jīng)理及總工程師負(fù)責(zé)指導(dǎo)分管各職能部門檔案歸口管理、保密安排部署，批準(zhǔn)檔案內(nèi)部借閱，對(duì)需外部借出的檔案進(jìn)行審核并簽署審核意見；對(duì)各職能部門提出的檔案鑒定及銷毀建議進(jìn)行審核。

第四條 公司各部門檔案工作職責(zé)

（一）黨委辦公室：負(fù)責(zé)黨委管理性文件檔案、文書檔案、工會(huì)關(guān)聯(lián)文件的歸口管理及保密；黨委辦公室主任對(duì)需內(nèi)部借閱、外部借出的黨委管理性文件檔案、文書檔案進(jìn)行審核并簽署審核意見，提出檔案鑒定及銷毀建議。

（二）綜合辦公室：負(fù)責(zé)主持培訓(xùn)公司各部門檔案業(yè)務(wù)工作；負(fù)責(zé)行政管理性文件檔案、文書檔案、資質(zhì)維護(hù)資料的歸口管理及保密；綜合辦公室主任對(duì)需內(nèi)部借閱、外部借出的行政管理性文件檔案、文書檔案進(jìn)行審核并簽署審核意見，提出檔案鑒定及銷毀建議。

（三）人事科：負(fù)責(zé)人事檔案及關(guān)聯(lián)文件的歸口管理及保密；人事科主任對(duì)需內(nèi)部借閱、外部借出的人事檔案進(jìn)行審核并簽署審核意見，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。提出人事檔案鑒定及銷毀建議。

（四）財(cái)務(wù)科：負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)檔案的歸口管理及保密；財(cái)務(wù)科主任對(duì)需內(nèi)部借閱、外部借出的財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審核并簽署審核意見，提出賬務(wù)檔案鑒定及銷毀建議。

（五）市場(chǎng)發(fā)展部：負(fù)責(zé)公司招投標(biāo)文件、合同文件、資質(zhì)證書和人員證書使用文件（電子版）、工程項(xiàng)目的預(yù)算與結(jié)算文件的歸口管理及保密；市場(chǎng)發(fā)展部主任對(duì)需內(nèi)部借閱、外部借出的招投標(biāo)文件文件、合同文件、資質(zhì)使用文件（人員資質(zhì)）、工程項(xiàng)目的預(yù)算與結(jié)算文件進(jìn)行審核并簽署審核意見，提出相關(guān)文件鑒定及銷毀建議。

（六）總工辦：負(fù)責(zé)公司技術(shù)資料檔案的歸口管理及保密；總工辦主任對(duì)需內(nèi)部借閱、外部借出的工程項(xiàng)目的技術(shù)成果及過程記錄檔案進(jìn)行審核并簽署審核意見，提出檔案鑒定及銷毀建議。對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，不斷完善檔案管理制度。

（七）各生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)本部門各類技術(shù)資料向所歸口管理職能部門進(jìn)行匯交歸檔；負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部各類技術(shù)資料（檔案）的管理及保密；各生產(chǎn)部門主任對(duì)需本部門內(nèi)部借閱的各類技術(shù)資料（檔案）進(jìn)行審核并簽署審核意見，無權(quán)審核及批準(zhǔn)向外部借出任何技術(shù)資料（檔案）。

（八）各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門資料管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)指定一名專職檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)相關(guān)資料的收集歸檔工作。

（九）認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家以及上級(jí)主管部門關(guān)于檔案工作的有關(guān)法律、法令、法規(guī)、條例。

（十）檔案管理?xiàng)l理化、排放規(guī)格化、衛(wèi)生制度化；定期檢查檔案保管情況，做到無差錯(cuò)、無丟失、無霉?fàn)€、無蟲蛀、無損壞；保證檔案的齊全和完整。

（十一）嚴(yán)格貫徹黨和國家保密制度，確保單位檔案的完整與安全。

第五條 檔案員職責(zé)

（一）貫徹、執(zhí)行、宣傳國家的有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，統(tǒng)籌規(guī)劃單位檔案工作，落實(shí)執(zhí)行資料歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度，檔案管理科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。集中統(tǒng)一管理公司公務(wù)活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，為公司各項(xiàng)工作活動(dòng)服務(wù)。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定及檔案管理工作制度。認(rèn)真履行職責(zé)、忠于職守，具備檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平。對(duì)集中統(tǒng)一管理的檔案，不得私自借出和帶到其他場(chǎng)所，控制閱讀范圍的檔案不得向個(gè)人提供利用。嚴(yán)守工作紀(jì)律，對(duì)借出的檔案及時(shí)催還，凡不符合借閱檔案的人員應(yīng)予拒絕。做到檔案材料不丟失、不泄密，確保檔案的完整和安全。

（三）接受上級(jí)檔案管理部門對(duì)我公司檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成上級(jí)檔案管理部門安排的各項(xiàng)檔案工作任務(wù)。

（四）負(fù)責(zé)對(duì)部門（各生產(chǎn)單位）在各項(xiàng)工作中，文件材料的形成、積累、整理及歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（五）保持檔案室內(nèi)的通風(fēng)、干燥，做好檔案防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防高溫高濕、防光、防塵、防污染（微生物）、防有害氣體等工作。

（六）按規(guī)定負(fù)責(zé)將要匯（移）交的檔案，向相關(guān)的上級(jí)部門匯（移）交檔案。

第三章 檔案歸檔規(guī)定

第六條 文書檔案（資料）由公司黨辦、綜合辦根據(jù)《**檔案管理工作制度》、及國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定分類立卷歸檔；人事檔案由人事部按《干部人事檔案工作條例》及國家相關(guān)規(guī)定，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理辦法》及相關(guān)規(guī)定，由市場(chǎng)發(fā)展部進(jìn)行歸檔；技術(shù)檔案（資料）由各生產(chǎn)部門進(jìn)行分類匯總，交總工辦立卷歸檔；會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷與格式》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行分類立卷。

第七條 聲相檔案、實(shí)物檔案，由承辦人整理后兩周內(nèi)移交綜合辦公室歸檔。

第八條 歸檔數(shù)量和要求

（一）一般文件一式一份；重要文件和技術(shù)資料一式二份；電子文件至少一式二套，一套封存保管、不外借，一套供查閱利用。

（二）檔案移交和接收必須履行移交手續(xù)。移交者應(yīng)將需歸檔文件登記造冊(cè)，一式二份，接收人應(yīng)按冊(cè)核實(shí)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量合格后，辦理交接簽收，一式二份，各存一份。

（三）檔案的接收、移出、借閱和銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度、保密制度，并認(rèn)真做好有關(guān)記錄。

（四）各種門類載體的檔案，按不同要求進(jìn)行收集整理、立卷，保證檔案的齊全完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、科學(xué)。

（五）保管期限應(yīng)劃分準(zhǔn)確，便于查找。

（六）電子文件應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，無劃痕、清潔、無病毒，檢驗(yàn)合格率應(yīng)達(dá)100%。

第九條 公司在公務(wù)活動(dòng)中形成應(yīng)歸為檔案的文件材料（含微縮儲(chǔ)存器、照片、錄音、錄像、光盤等），由各部門檔案員負(fù)責(zé)積累、系統(tǒng)整理，組成保管單位（件、盒），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查后，向綜合辦公室移交。

第十條 歸檔的文件資料，要求內(nèi)容真實(shí)、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，能真實(shí)反映本部門公務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)及其過程。

第十一條 文件材料的紙型要求：文書檔案統(tǒng)一用紙為A4紙；技術(shù)成果檔案文件用紙為A4紙或A3紙。大于標(biāo)準(zhǔn)的資料、圖紙應(yīng)折疊為A4/ A3紙型規(guī)格。`

第十二條 字跡材料一律用黑色碳素字跡墨水書寫或電腦打印，不得用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫紙記錄，字跡必須工整、清晰。如有不符合書寫要求、又難以 ……此處隱藏3211個(gè)字……蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

第三十五條 技術(shù)資料檔案的保密制度

（一）公司保存的技術(shù)資料檔案原則上不對(duì)外開放，主要供公司內(nèi)部使用；職工借閱技術(shù)資料檔案必須與公司承擔(dān)的工程項(xiàng)目任務(wù)、工程總結(jié)、專業(yè)學(xué)習(xí)、參考等有關(guān)。

（二）離退、停薪留職、下崗人員一般不予借閱公司技術(shù)資料檔案，如因反聘或其他特殊情況確需借閱，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可借閱；職工在辦理離退、調(diào)動(dòng)、停薪留職、下崗手續(xù)前必須還清所有借閱的技術(shù)資料檔案。

（三）職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)資料檔案的安全。借閱技術(shù)資料檔案須由公司總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管借閱的技術(shù)資料檔案，不得遺失。

（四）技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

（五）不得私自翻拍、翻錄、復(fù)印、摘抄、在網(wǎng)絡(luò)發(fā)送借閱的技術(shù)資料檔案，如需翻拍、翻錄、復(fù)印、摘抄、在網(wǎng)絡(luò)發(fā)送，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)方能翻拍、翻錄、復(fù)印、摘抄；非涉密技術(shù)資料檔案辦理相關(guān)手續(xù)并經(jīng)總工程批準(zhǔn)后可在網(wǎng)絡(luò)發(fā)送；涉密技術(shù)資料檔案不得在網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。

（六）未經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，禁止將任何技術(shù)資料檔案攜帶、傳遞、寄運(yùn)至境外 ；嚴(yán)禁攜帶秘密技術(shù)資料檔案旅行、訪友和出入公共場(chǎng)所；不在不利于保密的地方存放秘密技術(shù)資料檔案；不與他人談?wù)撚嘘P(guān)公司秘密技術(shù)資料檔案的事宜。

（七）非工作人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入技術(shù)資料檔案室，不得隨意翻閱技術(shù)資料檔案。

第三十六條 技術(shù)資料檔案的借閱

（一）技術(shù)資料檔案均在公司內(nèi)控制使用，技術(shù)資料檔案臨時(shí)查閱不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)公司總工程師批準(zhǔn)方能借出。為確保技術(shù)資料檔案資料的周轉(zhuǎn)、利用，職工每人借閱在手中的檔案資料累計(jì)不得超過二份。

（二）經(jīng)同意借出的技術(shù)資料檔案，每次最長(zhǎng)借閱時(shí)間為一個(gè)月。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)資料檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。

（三）借閱者應(yīng)保持所借技術(shù)資料檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）遺失或損壞技術(shù)資料檔案資料的職工，需寫出書面報(bào)告，經(jīng)所在部門主任、檔案歸口管理部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)技術(shù)資料檔案資料的重要性和損壞程度、損壞和遺失原因，分別按不同情況給予批評(píng)、賠償、行政處罰、追究責(zé)任。

（五）凡借閱（出）的檔案資料，應(yīng)由借閱（出）人和所借部門負(fù)責(zé)保密，妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)折卷、涂改、損壞，違者追究責(zé)任。

第三十七條 技術(shù)資料檔案和受控技術(shù)文件的更改

（一）當(dāng)技術(shù)文件編制部門需對(duì)技術(shù)資料檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)資料檔案實(shí)施更改。更改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。

（二）技術(shù)資料檔案更改后，技術(shù)資料檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證技術(shù)文件的使用得到有效控制。

第三十八條技術(shù)資料檔案室有關(guān)要求

（一）技術(shù)資料檔案室條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，應(yīng)符合JGJ 25的規(guī)定。

（二）技術(shù)資料檔案室應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。

第八章 實(shí)物檔案管理規(guī)定

第三十九條 實(shí)物檔案是指公司在主要職能活動(dòng)時(shí)，有參考利用價(jià)值的實(shí)體物品，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?bào)廢印章等。

第四十條 歸檔范圍：公司從事經(jīng)營活動(dòng)的合法證照；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予公司的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)牌、光榮冊(cè)等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人到公司視察工作或從事其他活動(dòng)以及在其他場(chǎng)合形成的題詞等；公司在對(duì)外活動(dòng)中形成的饋贈(zèng)品等；公司人員參加重大活動(dòng)而被授予的榮譽(yù)獎(jiǎng)?wù)潞妥C書等；公司建設(shè)工程的模型；公司在重要活動(dòng)中形成的實(shí)物及其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

第四十一條 實(shí)物檔案歸檔

（一）實(shí)物檔案歸檔應(yīng)遵循收集齊全完整的原則。凡是公司有關(guān)工作、社會(huì)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、題詞、獎(jiǎng)?wù)碌葘?shí)物檔案均應(yīng)收集齊全完整，整理歸檔；歸檔實(shí)物必須整潔，完好無損，并由承辦人員加以必要的文字說明；標(biāo)明收到實(shí)物的事由，實(shí)物發(fā)放者、數(shù)量、領(lǐng)取實(shí)物的時(shí)間、地點(diǎn)、人員。歸檔時(shí)由移交人填寫《實(shí)物檔案移交清單》，注明實(shí)物檔案的名稱（如實(shí)填寫）、頒發(fā)單位、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)種類、數(shù)量和移交日期，移交人；由移交人將實(shí)物及其附屬材料、包裝盒一并移交歸檔。所有實(shí)物檔案拍成數(shù)碼照片，進(jìn)行數(shù)字化管理。

（二）公司有關(guān)人員在獲得實(shí)物檔案后一周內(nèi)辦理檔案移交登記手續(xù)。最遲歸檔時(shí)間不超過一個(gè)月。

（三）實(shí)物檔案形成部門兼職檔案人員應(yīng)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行錄入、編輯、移交，一月內(nèi)將實(shí)物檔案移交綜合辦公室保管，并履行移交手續(xù)；檔案管理人員應(yīng)瀏覽未歸檔的各部門錄入的歸檔目錄，監(jiān)督歸檔整理工作情況。

（四）各實(shí)物檔案形成部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門實(shí)物檔案的收集、整理和著錄信息的錄入工作，并編制《實(shí)物檔案移交清冊(cè)》，簽字確認(rèn)后將整理好的實(shí)物及其著錄信息一起移交，檔案人員檢查移交的實(shí)物和著錄信息，不符合要求的退回移交部門重新整理，符合要求在《實(shí)物檔案移交清冊(cè)》上簽字接收。檔案工作人員補(bǔ)充著錄信息后整理入庫。

（五）實(shí)物檔案整理原則是按照實(shí)物自然形成規(guī)律及其制成材料不同的特點(diǎn)，保持實(shí)物檔案的歷史聯(lián)系，并區(qū)別不同制成材料形成的特點(diǎn)和不同保存價(jià)值，便于保管和利用。

（六）實(shí)物檔案以“件”為單位，管理層次為一層；

（七）按問題、年代分類的整理。設(shè)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、印章、其他等大?可自行設(shè)定、增加、刪減)，　　

（八）排序方式以年度、類別代號(hào)、流水號(hào)進(jìn)行排列；

（九）對(duì)于一些禮品、紀(jì)念品等整理中要用文字說明，包括贈(zèng)送（頒發(fā)）單位、接受單位、贈(zèng)送（頒發(fā)）時(shí)間、原由。

（十）實(shí)物檔案目錄：《實(shí)物檔案移交清冊(cè)》和《實(shí)物檔案臺(tái)賬》《印章記錄冊(cè)》。

（十一）實(shí)物檔案移交目錄應(yīng)包含：序號(hào)、檔案名稱、頒發(fā)單位、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、物品種類、移交時(shí)間、移交人、接收人、備注。

第九章 ?附則

第四十二條 公司各類檔案資料保存期限、銷毀嚴(yán)格按國家、省市、行業(yè)主管部門及上級(jí)主管單位的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四十三條 本辦法未提到的內(nèi)容按國家、省、行業(yè)單位、主管部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四十四條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第四十五條 本辦法自發(fā)布之日起施行。