研發(fā)技術(shù)文件控制辦法

1.目的和作用

為了加強(qiáng)對(duì)公司研發(fā)技術(shù)文件和資料的管理,使之得到合理的控制和充分的利用,確保使用的文件資料的有效性,以滿足研發(fā)活動(dòng)的需要,特制定本方法。

2.管理職責(zé)

2.1研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)文件和資料的歸口管理,負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中一切與研發(fā)相關(guān)的工作所必要的銜接配合,負(fù)責(zé)收集國(guó)家、行業(yè)所發(fā)布的各項(xiàng)技術(shù)法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并組織貫徹。

2.2技術(shù)文件和資料的使用部門(mén)，應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)技術(shù)文件和資料的管理。

2.3公司檔案科負(fù)責(zé)技術(shù)文件的保管、收發(fā)，以及按指令進(jìn)行技術(shù)文件資料修改等方面的文案工作。

3. 研發(fā)技術(shù)文件和資料的登記歸檔

3.1登記歸檔的技術(shù)文件和資料,由研發(fā)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行審核,文件的形成應(yīng)滿足研發(fā)、配套、檢驗(yàn)以及服務(wù)的要求，技術(shù)文件應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、清晰。

3.2 研發(fā)部門(mén)必須建立技術(shù)文件管理臺(tái)賬,掌握全部技術(shù)文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱(chēng)、印制總數(shù)、儲(chǔ)備數(shù)量、編制時(shí)間、發(fā)布時(shí)間、停止使用時(shí)間、回收數(shù)量、銷(xiāo)毀情況以及相關(guān)責(zé)任人員等。

3.3技術(shù)文件的保管由公司檔案科案檔案管理準(zhǔn)進(jìn)行登記保管。

4. 研發(fā)技術(shù)文件更改

4.1當(dāng)發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件有問(wèn)題時(shí)，經(jīng)論證確需更改的，由研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行更改，主管研發(fā)員填寫(xiě)更改并單，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核之后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。要求：

4.1.1應(yīng)對(duì)裝配、互換、可維修性、可檢驗(yàn)性等進(jìn)行充分論證，必要時(shí)，應(yīng)進(jìn)行樣件檢驗(yàn)、試驗(yàn)、試裝和工藝試驗(yàn)等；如果涉及其他文件的更改，還應(yīng)填開(kāi)相應(yīng)通知單。

4.1.2 涉及庫(kù)存或在制品處理的還應(yīng)配套部門(mén)會(huì)簽。庫(kù)存品或制品的處理應(yīng)在量上或時(shí)間上給予通知，收回原封樣件。

4.2生效的更改單交資料管理人員進(jìn)行復(fù)制，并向該更改單涉及的原技術(shù)文件發(fā)放范圍及執(zhí)行部門(mén)發(fā)放、登記。

4.3持有技術(shù)文件的單位憑更改單更改。對(duì)于發(fā)往供方的技術(shù)文件，由配套部門(mén)負(fù)責(zé)將更改單及時(shí)發(fā)到持有相應(yīng)技術(shù)文件的供方，并且各種簽收手續(xù)要齊全。

4.4更改方法：對(duì)所需要更改的尺寸、文字或圖形等用實(shí)線畫(huà)掉，不允許喬改或涂改（被劃掉的部分應(yīng)能清楚地看出更改前的情況），然后填注新尺寸、文字或圖形；同時(shí)靠近的部位畫(huà)出小三角形或小圓，在其中填a，b，c….或者1,2,3…如一次更改多處時(shí),應(yīng)將同一標(biāo)記畫(huà)在所更改的部位旁,必要時(shí)畫(huà)一細(xì)實(shí)線,引向被更改部位;之后在標(biāo)題欄中記錄更改情況。用碳素墨水更改。

5. 研發(fā)技術(shù)文件的發(fā)放控制

5.1 研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)按有關(guān)規(guī)定發(fā)放技術(shù)文件。文件發(fā)放前應(yīng)在技術(shù)文件上蓋紅色的受控印章：發(fā)研發(fā)部門(mén)的蓋“研發(fā)專(zhuān)用”；發(fā)檢驗(yàn)部門(mén)的蓋“測(cè)試專(zhuān)用”；發(fā)配套部門(mén)的蓋“配套專(zhuān)用”；發(fā)技術(shù)部的蓋“技術(shù)專(zhuān)用”；發(fā)測(cè)度部門(mén)的蓋“測(cè)試專(zhuān)用”；發(fā)其他部門(mén)的蓋“受控技術(shù)文件”；由技術(shù)部門(mén)存檔的蓋“技術(shù)專(zhuān)用”（底圖和用軟、硬盤(pán)保存的除外）。非受控技術(shù)文件不蓋章。技術(shù)通知單蓋技術(shù)部公章作為受控印章。

5.2 因故需增加發(fā)放份數(shù)時(shí)，由需用部門(mén)提出申請(qǐng)，發(fā)文部門(mén)主管審核，公司主管批準(zhǔn)后才能發(fā)放。

5.3 文件的發(fā)放應(yīng)在受控技術(shù)資料發(fā)放表上登記。對(duì)于非受控文件（如試驗(yàn)研究、工夾具等不直接涉及出廠產(chǎn)品質(zhì)量的圖紙）的發(fā)放不在受控技術(shù)資料發(fā)放表上登記，而另用發(fā)放登記本記錄。

5.4 對(duì)于供方使用的技術(shù)資料，由供方申請(qǐng)，配套部門(mén)主管確認(rèn)，公司配套主管批準(zhǔn)后，到技術(shù)部門(mén)領(lǐng)取。

5.5 對(duì)于與產(chǎn)品使用、維修、服務(wù)有關(guān)的隨產(chǎn)品發(fā)放的技術(shù)文件，鉛印后隨產(chǎn)品發(fā)放，不受本文件規(guī)定的發(fā)放范圍的控制，但文件修改后應(yīng)及時(shí)對(duì)這方面的文件進(jìn)行修訂。

6.技術(shù)文件和資料的管理

6.1 持有技術(shù)文件和資料的單位負(fù)責(zé)本單位的技術(shù)文件(包括樣件)和資料和管理。

6.2 持有技術(shù)文件和資料的單位應(yīng)有專(zhuān)（兼）職的文件資料管理員，對(duì)本單位的文件資料進(jìn)行管理，包括收發(fā)登記、借閱登記、更改記錄等。

6.3技術(shù)文件的丟失、缺損或圖面臟爛，看不清楚，責(zé)任單位或個(gè)人應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能補(bǔ)發(fā)（補(bǔ)發(fā)時(shí)，受控文件應(yīng)蓋受控印章），同時(shí)應(yīng)將原文件收回。

6.4持有圖紙的部門(mén)，應(yīng)建立部門(mén)的圖紙資料借閱管理制度。

6.5 研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)至少每月對(duì)技術(shù)文件（包括更改單、通知單）的更改的準(zhǔn)確性、完整性以及有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查，并形成記錄。

6.6 不得在研發(fā)文件上亂改、亂畫(huà)、作標(biāo)記等。

7. 文件換版與作廢

7.1 研發(fā)文件經(jīng)多次更必或須進(jìn)行大幅度修改而不能繼續(xù)復(fù)制或使用時(shí),需進(jìn)行換版。換版后按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審簽。

7.2 文件換版后應(yīng)按原發(fā)放文件清單將原版文件收回，換發(fā)新文件。

7.3 換回的文件以及因其他原因需作廢的文件，應(yīng)交回原發(fā)文部門(mén)統(tǒng)一銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)，由資料管理員造冊(cè)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能進(jìn)行。

7.4 作廢文件和資料，如有特殊原因或目的，需在繼續(xù)保存的，均應(yīng)在文件和資料上蓋上紅色“作廢”章。

8．企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及外來(lái)資料的控制

8.1 對(duì)于各種產(chǎn)品都要用的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及外來(lái)的需直接使用的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)“（包括由供方以及用戶發(fā)來(lái)的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)），應(yīng)由研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)編發(fā)有效技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清單”（或稱(chēng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)配置表，清單中應(yīng)注明使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的版本號(hào)，即生效年號(hào)）確定發(fā)放范圍，經(jīng)研發(fā)部門(mén)主管審核，公司研發(fā)主管批準(zhǔn)后，將標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放到需使用文件的部門(mén)。

8.2 對(duì)于來(lái)自于供方、用戶等方面的外來(lái)資料、技術(shù)文件，應(yīng)盡可能轉(zhuǎn)換成企業(yè)自身的技術(shù)文件、圖紙，以有利于執(zhí)行單位的貫徹。

8.3 對(duì)于來(lái)自于供方以及用戶的技術(shù)文件和資料，按公司相應(yīng)的程序?qū)徟_認(rèn)（校對(duì)、審核、批準(zhǔn)以及必要的標(biāo)準(zhǔn)化審查）后，可作為研發(fā)、生產(chǎn)、配套以及檢查用圖，但應(yīng)視作公司內(nèi)部研發(fā)文件和資料同等進(jìn)行管理控制。

9.臨時(shí)性研發(fā)文件的控制

9.1 臨時(shí)性研發(fā)文件包括研發(fā)部門(mén)的項(xiàng)目審批書(shū)、研發(fā)部門(mén)所發(fā)的項(xiàng)目通知單、臨時(shí)性生產(chǎn)用圖等凡臨時(shí)性使用的研發(fā)技術(shù)文件。

9.2 臨時(shí)性研發(fā)技術(shù)文件的發(fā)放由研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)，臨時(shí)性技術(shù)文件可用白圖，同時(shí)在文件上蓋紅色“臨時(shí)文件”字樣。

9.3 所以現(xiàn)場(chǎng)（包括提供方的零部件圖紙和技術(shù)條件）使用的臨時(shí)性文件，由擬制人簽名，研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)審核，公司研發(fā)主管批準(zhǔn)。臨時(shí)性文件應(yīng)有規(guī)定的有效期（未注明者為兩個(gè)月，注明者最長(zhǎng)不超過(guò)六個(gè)朋）

9.4 臨時(shí)性研發(fā)技術(shù)文件到期前五天內(nèi)，持有文件的相關(guān)部門(mén)，務(wù)必將臨時(shí)性技術(shù)文件退回技術(shù)部門(mén)檔案進(jìn)行確認(rèn)處理，各部門(mén)不得保留過(guò)期文件；凡未按時(shí)退回者，對(duì)失效文件繼續(xù)使用造成的后果負(fù)責(zé)。

9.5 對(duì)于客戶有特殊要求所下發(fā)的臨時(shí)性文件，只限于對(duì)該客戶的產(chǎn)品產(chǎn)生作用的文件，同時(shí)應(yīng)注明適用于“xxx客戶專(zhuān)用”字樣，在用戶未提出更改前，可長(zhǎng)期使用。

9.6 所有臨時(shí)文件到期前，研發(fā)部門(mén)相關(guān)責(zé)任人應(yīng)對(duì)須退回的臨時(shí)性文件作提前論證。需轉(zhuǎn)化為正式文件的，應(yīng)下發(fā)正式文件；仍需執(zhí)行者，再下發(fā)通知。同時(shí)，由研發(fā)部門(mén)資料員對(duì)退回的臨時(shí)性文件進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

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2013年05月20日